Administratieve Organisatie

Essay by Miriely123University, Bachelor's March 2014

download word file, 6 pages 0.0

Accounting Information System

Juweliers Diamant Bv

Naam:

Yana Vergas 1061569

Karina Pietersz 1069053

Miriely Martina 1093959

Leurys Almonte Lopez 1086383

Datum: 20 februari 2014

Docent:Van Blarcum

Een organigram van de organisatie van Juweliersbedrijf Diamant BV.

2) Geef voor het verkoopproces de 3 belangrijkste risico's binnen dit proces.

Specifiek voor deze verkoop proces een risico kan zijn dat door alleen contant te verkopen, de kans is groter voor een overval, een andere risico is dat doordat de markt fluctueert en door de richtlijnen die gevolgd moet worden om de prijzen aan te passen kan gebeuren dat ze niet op tijd worden veranderd en een klant net een sieraad koopt. Dit kan leiden tot een negatieve uitkomt voor het bedrijft. En ten derde de prijs etiket kan verkeerd worden bevestig als niet goed opgelet wordt, want het wordt door de centraal magazijn gemaakt, en bij wijziging worden ze naar het filiaal gezonden, dus als de werknemer niet goed oplet kan het een risico zijn voor het bedrijf.

3) De 5 belangrijkste items welke aan periodieke managementinformatie inzake verkopen aan de directie moet worden verstrekt.

- De filialen die meer opbrengsten levert.

- aantal overval/inbraak

- Het bedrag die ze hadden gebruikt bij het inruil van sieraden.

- De gerealiseerde omzet en brutowinst vergeleken met de verwachte omzet en brutowinst.

- informatie over het inspectie

Diamant Bv is een juweliersbedrijf die sieraden verkoopt waarbij het bedrag van de ene sieraad sterk verschillend kan zijn dan die van een ander. Het bedrijf beschikt over 10 filialen die overal N.A en Aruba zijn gespreid. Het is een handelsbedrijf waarbij je alleen maar contant kan betalen waardoor het controle op de ontvangsten en uitgaven van de kas van belang is. Het bedrijf volgt een permanente systeem waarbij de goedkopere sieraden tegen de verkoopwaarde worden ingevoerd.

Gezien het feit dat de prijzen steeds veranderen, doordat de verkoopprijzen van de duurdere artikelen worden aangepast aan de marktprijzen, kan dit gevolgen hebben voor de inventarisatie. Daarnaast fluctueert het inkoopprijs steeds waardoor het risico groter wordt dat men het prijs niet op tijd verandert en klanten dan een ander prijs betalen. Tevens is nodig inzicht bij het registratie van prijzen omdat de prijzen van de sieraden fluctueren strek, de ene is veel goedkoper dan die ander. Dankzij het dure waarde van sommige sieraden is inbraak/diefstal mogelijk. Men moet dan voor een kluis zorgen om deze sieraden goed te bewaren. Doordat alleen maar contant betaald kan worden wordt het moeilijk voor klanten die dure sieraden willen kopen. Men moet dat aan hun van tevoren laten weten bijv. via folders, reclames enz. Sommige sieraden zijn heel duur waardoor men niet altijd het geld cash heeft en als men met visa betaald moet men ervoor zorgen dat dit genoeg geld erop heeft. Soms kan je tot een bepaalde bedrag op je visa hebben en het prijs van die ene sieraad duurder kan zijn dan die limiet.

Functiescheiding is heel belangrijk in bedrijven die dure sieraden verkopen, zoals caissière, de medewerker die het omzet registreert en de winkel bediende. Er moet ook scheiding zijn tussen het ingekochte dure gebruikte sieraden en degenen die echt nieuw zijn. Bij bedrijven die te maken hebben met markt fluctuatie wordt de afstemming beïnvloed door verschillende factoren o.a., historische financiële gegevens over meerdere jaren, marktomstandigheden. De begroting kan opgesteld worden op basis van informatie van de eerdere jaren en informatie over wat de verwachtingen zijn voor de komende jaar. Die moet ook per filiaal opgesteld worden en wordt door de directie goedgekeurd.

De casus geeft aan dat elk filiaal beschikt over een of enkele elektronische kassaregister die aan de hoofdkantoor zijn gelinkt. Men maakt het kassaregister wat veiliger door een passwoord in te stellen voordat men dit openmaakt. Regelmatig service van die apparatuur is ook geschikt.

Om beleidsbeslissingen te kunnen nemen moet management informatie van de omzet, brutowinst marge, informatie over het scheiding naar klasse(zeer dure, goedkope), inventarisatie, inspecties analysis en geconstateerd voorraad verspillen

Wanneer een klant een sieraad koopt, moet men goed opletten op de waarde van die ene goed. Men moet dan genoeg controle hebben op die prijs op dat moment en ook ervoor zorgen dat die werknemer het goede bedrag aan die persoon int. De werknemers zijn dus verantwoordelijk om op de hoogte te zijn van de marktprijs en het goede bedrag innen, hierdoor moet het management ervoor zorgen dat ze geschikt zijn voor het werk. Nadat de klant aangeeft welk sieraad ze wil kopen, wordt het sieraad aan hem verkocht. De klant betaalt contant en krijgt zijn sieraad en zijn bon mee. Daarna word geregistreerd welk sieraad is verkocht en als nodig, het doorgeven aan de centrale verkoopafdeling. Sommige inkopen gebeurt automatisch standaardbestelling die een contract hebben. De gegevens van de sieraden moet in het systeem worden ingevoerd om een bestelbon te maken en deze naar de leveranciers te sturen na het geaccordeerd hebben. Het hoofd inkoop controleer op een periodieke basis in het systeem vastgelegde bestelomvang en prijs range waarbij zonder zijn toestemming mag worden besteld.

Na een bepaalde periode stijgt de vraag aan voorraad doordat men nieuwe en moderne sieraden moeten kopen. De filiaalchief moet dan aan de hoofdkantoor vragen voor aanvulling van nieuwe voorraad. Bij de aanvraag van goederen moet men ervoor zorgen dat beide, goedkope en luxe goederen, in de orde komen. Doormiddel van een automatische systeem controleert het juweliers of er een nieuwe bestelling moet geplaats worden, het systeem signaleert de bestelnoodzaak op basis van de voorraad in het magazijn, de omzetsnelheden en de specifieke aanvragen door de filialen. Als een nieuw inkoop orde geplaats moet worden, volgens de organogram de hoofd inkoop moet het goedkeuren en ook de directeur.

Er zijn ook bijzondere gevallen zoals het bestellen van een unieke sieraad voor een klant. De filiaalchef moet met die aanvraag van de klant dan aan het hoofdkantoor vragen. Dit hele proces wordt via de interne netwerk gedaan.

De centraal verkoop afdeling controleert de aanvraag en geeft dit aan de centraal magazijn. Nadat de verkoop afdeling de sieraden haalt van de centraal magazijn worden ze naar de filialen met een transportwagen getransporteerd. De wagen wordt dan ook verzekerd. Dan de hoofdkantoor stuurt de informatie van de sieraden naar de filialen via de interne netwerk. Bij de ontvangst van de sieraden moet de filiaalchef de sieraden controleren. De filiaalchef moet controleren dat de orderontvangst klopt met die aanvraag. Na de controle, als alles klopt, geef de filiaalchief een goedkeuring aan de hoofdkantoor. Het net ontvangen sieraden moeten dan geboekt en geplaats worden in zijn respectieve kluis/vak.

Na een bepaalde tijd moet de filiaalchef inventarisatie van de voorraad doen. De filiaalchef moet kijken dat de voorraad in de vitrines kloppen met zijn voorraad rekening. Zo kan de filiaalchef zijn voorraad administratie corrigeren als bijvoorbeeld iets gestolen is. Ook kan men bij het inventariseren een balans voor ieder filiaal maken om het controle wat overzichtelijk te maken. De inventarisatie van de filialen worden uiteindelijk door de inspectieteam van de hoofdkantoor gecontroleerd. Dit gebeurd steeds weer na een bepaalde periode bijv. om de 3/4 maanden. De resultaten van de inventarisatie worden uiteindelijk door de administratie team gesloten. De administratie afdeling. houdt de rekening van elke filiaal apart want zo voorkomen ze informatie en fouten van verschillende filialen samen te zetten. Als iets niet klopt kan de hoofdkantoor direct naar de schuldige filiaal gaan. Aan het begin van de dag geef de filiaalchef aan elke verkoper een bepaalde hoeveelheid kasgeld, dit bedrag registreer je het, zodat je toezicht hebt op de werknemers. Men kan controleren als het bedrag klopt met die ontvangsten en uitgaven van de dag.

De inspectie afdeling maakt verschillende planning om na bepaalde periode de filialen en de centraal magazijn te controleren. De inspectie afdeling controleer de overdracht van de voorraden en de prijswijzigingen. Maar de inspectie afdeling controleert ook op onverwachte tijdstippen. De inspectie afdeling doet verschillende controles bij de onverwachte inspecties zoals: proces van het vervoeren van de goederen, de verzekering van de sieraden in de vitrines en in de centraal magazijn , bank rekening van de filialen als het klopt met de kasafrekening.

Bij het verkopen van dure sieraden moet er een manager erbij zijn om te controleren of het procedure goed gaat en om toezicht te houden op het personeel. Bij het kopen van een sieraad scan de verkoopster het product en automatisch krijgt de klant het bond. Met de sleutel activeert de verkoopster de POS en scant het artikel. Dit systeem werkt het voorraad en verkoopt bestand bij en print een kassabond. Dan moet de verkoopster het geld in het geldlade zetten. Bij goedkope artikelen gebeurt precies hetzelfde als bij dure sieraden, maar het filiaalchef hoeft er hier niet bij zijn. S 'avonds moet het filiaalchef alles regristeren, en aan de hand hiervan controleert hij of het bedrag samen met het kasgeld klopt. Als alles klopt kan men een handtekening onder het bewijs zetten om dit aan de administratie te sturen.

Bij het zetten van prijzen van de sieraden beoordeelt de directie en autoriseert het hoofd verkoop voorgestelde prijswijzingen. De administratie controleert en verifieert de invoer dat de prijzen zijn geautoriseerd. Het systeem maakt dan een nieuwe prijskaart dit word met naar de filiaal gezonde. Bij goedkopersieraden gebeurt het wel anders de centrale voorraad wordt geïnventariseerd door verkoop medewerkers en de decentrale voorraad door filiaalmedewerkers. Beide opnames moeten inventaris maken. Het hoofdverkoop en filiaalchef controleren de inventarislijst. De verkoopmedewerker voert de inventarislijst in. Daar aanpast het systeem de filiaal rekening en de rekening ongerealiseerde winst.

De administratie afdeling analyseert en verklaart de fouten.

De administratie heeft een paar journaal posten die zijn vast bijvoorbeeld:

Hoofdkantoor :

+ voorraad = + crediteuren

- crediteuren = -kassa

Filiaal :

+ voorraad = + ongerealiseerde winst ( - voorraad Central magazijn)

-Voorraad = - ongerealiseerde winst + gerealiseerde winst (zelfde bedrag als ongerealiseerde) = + kassa