Leitfaden

A 9 Geschäftszeichen, Zuständigkeiten, Schriftverkehr 1 Geschäftszeichen (Zuständigkeiten) Im Bundesamt werden in den einzelnen Abteilungen und Referaten unterschiedliche Geschäftszeichen verwendet. Durch sie soll nicht nur sichergestellt werden, daß schriftliche Vorgänge richtig zugeordnet werden, sie sollen auch eine bessere telefonische Ansprechbarkeit ermöglichen.

Im Regelfall ist zunächst als erstes die Abteilung erkennbar: Z = Zentrale Verwaltung I = Allgemeine Aufgaben des Zivildienstes II = Durchführung des Zivildienstes III = Anerkennung von Kriegsdienstverweigerern.

1.1 In der Abteilung I werden von den Referaten folgende Aufgaben erledigt: 1.1.1 Referat I 1 (Anerkennung von Zivildienststellen) Das Referat I 1 erkennt nach § 4 ZDG die Beschäftigungsstellen an. Nach der Anerkennung bearbeitet es alle Angelegenheiten, die die Beschäftigungsstellen oder einzelne Zivildienstplätze betreffen. Dies sind u.a. Anträge auf Platzzahlerhöhungen und die Anträge auf Änderung der Tätigkeitsgruppe.

Das Referat überwacht die Einhaltung von Auflagen und ist für den Widerruf von Beschäftigungsstellen oder Zivildienstplätzen zuständig.

Es bearbeitet Anträge auf Zuwendungen zur Errichtung und Ausstattung von dienstlichen Unterkünften.

1.1.2 Referat I 2 (Ärztlicher Dienst) Der Ärztliche Dienst (Referat I 2) beurteilt die Tauglichkeit und Dienstfähigkeit der Zivildienstpflichtigen/ -leistenden. Er überwacht diese während der Dienstzeit. Die Beurteilung erfolgt in Zusammenarbeit mit derzeit 1.200 Beauftragten Ärzten, die dienststellennah untersuchen. Ferner gibt der Ärztliche Dienst fachliche Stellungnahmen zu Beschwerden, Widersprüchen und Verwaltungsrechtsstreiten sowie zu Zivildienstbeschädigungsfällen und besonderen Heilfürsorgeangelegenheiten ab.

1.1.3 Referat I 3 (Bildung und Ausbildung) Die Aus- und Fortbildung der Dienstleistenden nach § 25a ZDG (Einführungsdienst) obliegt dem Referat I 3.

Es führt die Dienst- und Fachaufsicht über die Zivildienstschulen, ist zuständig für Vertrags- und Preisangelegenheiten der Zivildienstschulen (für die von anderen Organisationen im Auftrag des Bundesamtes für den Zivildienst die Infrastruktur und Bewirtschaftung gestellt werden) und gewährt Zuschüsse für die Teilnahme von Dienstleistenden an fachlichen Einführungslehrgängen bei den Verbänden, die nach § 25 a Abs. 2 ZDG mit deren Durchführung beauftragt worden sind.

Es ist bei Durchführung des Einweisungsdienstes nach § 25 b ZDG Ansprechpartner für die Verbände der Freien Wohlfahrtspflege und der Zivildienststellen Es organisiert Seminare zur staatsbürgerlichen Bildung (§ 36 a ZDG) und zahlt Zuschüsse zu seelsorgerischen und dienstzeitbegleitenden Betreuungsmaßnahmen.

1.1.4 Durch das Referat I 4 Teilbereich A (Heilfürsorge und Abrechnung im Gesundheitswesen) und Teilbereich B (Zahnärztlicher Dienst) wird die Heilfürsorge sichergestellt.

Weitere Einzelheiten siehe unter Abschnitt G.

1.1.4.1 Das Referat I 4A entscheidet über genehmigungspflichtige Leistungen im Rahmen der ärztlichen Versorgung (z.B. besondere Sehhilfen, stationäre Krankenhausbehandlung) und rechnet alle ärztlichen Leistungen mit den jeweiligen Behandlern bzw. Rechnungsstellen ab. Aufgaben, die mit der ärztlichen Betreuung von Dienstleistenden durch einen Dienstarzt anfallen, werden federführend vom Referat I 4A erledigt. Es stellt Zivildienstbeschädigungen während der Dienstzeit fest und wickelt die entsprechenden Ausgleichszahlungen ab.

1.1.4.2 Dem Referat I 4B obliegt die vollständige Durchführung von Antrags- und Genehmigungsverfahren zahnärztlicher Behandlungen (zahnärztlich-prothetische Versorgungen; konservierende Zahnbehandlungen; Parodontosebehandlungen; kieferorthopädische, oralchirurgische und funktionsanalytische Behandlungen) einschließlich der Abrechnungsverfahren mit den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen.

1.1.5 Referat I 5 (Kostenerstattung an die Dienststellen, Soziale Sicherung der Dienstleistenden, Durchführung des Arbeitsplatzschutzgesetzes, Zuschüsse für die Dienstsport- und Freizeitbetreuung, Abrechnung mit den Verwaltungsstellen, Versicherungsangelegenheiten, Abrechnung von dienstlichen und privaten Reisen der Dienstleistenden, Berufsförderung der Dienstleistenden Referat I 5 sorgt für die vierteljährliche Kostenerstattung an die Beschäftigungsstellen (vgl. Abschnitt F 2); Pauschalbeitragszahlung an die Träger der Sozialversicherung: Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung (vgl. Abschnitt F 14); Erstattung an die Verwaltungsstellen, denen Verwaltungsaufgaben übertragen sind (vgl. Abschnitt A 5); Zuschussgewährung an Dienststellen für die Dienstsportförderung und Freizeitbetreuung der Dienstleistenden (vgl. Abschnitte D 7 und D 8); Erstattung von Aufwendungen an Dienststellen bzw. Dienstleistende für Familienheimfahrten (vgl. Abschnitt F 12 I), Urlaubsreisen (vgl. Abschnitt F 12 II), Mobilitätszuschläge (vgl. Abschnitt F 9), Dienstreisen in besonderen Fällen (vgl. Abschnitt F 11); Zuschussgewährung an Dienstleistende zu berufsfördernden Maßnahmen, die Verwaltungsstellen bzw. Zivildienstgruppen bewilligt haben (vgl. Abschnitt A 4) 1.1.6 Referat I 6 (Justitiariat, Haftungs- und Schadensangelegenheiten) Das Justitiariat (Referat I 6) führt Prozesse aus dem Geschäftsbereich der Abteilung I, gibt gutachterliche Stellungnahmen zu Rechtsfragen des Hauses ab und fordert die Regresse ein, die bei Verletzungen, die den Dienstleistenden durch Dritte zugefügt worden sind, dem Bund zustehen. Ferner bearbeitet es Haftungs- und Schadensersatzangelegenheiten.

1.2 Die Abteilung II besteht zunächst aus den regional gegliederten Referaten II 3 ("Nord": Schleswig-Holstein, Niedersachsen, Hamburg, Bremen, Hessen), II 4 ("West": Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland), II 5 ("Süd": Baden-Württemberg, Bayern) und II 6 ("Ost": Mecklenburg-Vorpommern, Brandenburg, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen und Berlin).

In diesen Regionaleferaten beginnt das Geschäftszeichen zunächst mit der Abteilungsbezeichnung II, verbunden mit der Dienstpostenbezeichnung (siehe Nr. 2.1), z.B. II 4.41 - und diese wiederum verbunden mit der sog. Personenkennziffer (siehe Nr. 2.2).

Die Abteilung II "Durchführung des Zivildienstes" ist zuständig für Dienstpflichtige bis zum Antritt des Zivildienstes, für Dienstleistende während der Ableistung des Zivildienstes und für Aufgaben nach der Entlassung aus dem Zivildienst, z.B. durch die Zivildienstüberwachung.

In den o. g. Regionalreferaten müssen die Voraussetzungen der Verfügbarkeit geprüft werden, bevor ein Dienstpflichtiger einberufen wird. In den Regionalreferaten wird deshalb u.a. geprüft, ob die unanfechtbare Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer, die Tauglichkeit und Dienstfähigkeit, (über die in enger Zusammenarbeit mit dem Ärztlichen Dienst entschieden wird), ein Ausschluß-, Befreiungs- oder Zurückstellungsgrund vorliegt und schließlich, ob ein anderer, anrechenbarer Dienst geleistet wird, wie z.B. im Zivil- oder Katastrophenschutz, in der Entwicklungshilfe oder bei sog. Anderen Diensten im Ausland.

Nach der Einberufung und dem Dienstantritt sind die Regionalreferate im wesentlichen zuständig für alle Angelegenheiten, die die Rechte und Pflichten des Dienstleistenden in seinem Dienstverhältnis mit sich bringen.

Die Regionalreferate werden bei ihren Aufgaben durch die Regionalbetreuerinnen und Regionalbetreuer unterstützt. Diese verbessern den Kontakt zwischen den Dienstleistenden, Dienststellen und dem Bundesamt. Sie achten auf die Einhaltung der Vorschriften vor Ort.

Ein bestimmter Anteil an Verwaltungsaufgaben ist auf die "Verwaltungsstellen bzw. Zivildienstgruppen" übertragen worden, wie z.B. die Überwachung des Dienstantritts, die Abordnung zu Fachlehrgängen, die Gewährung von Sonderurlaub, die Genehmigung von Nebentätigkeit, die Regelung über das Wohnen in einer dienstlichen Unterkunft, die Bewilligung von Zuschüssen für Bildungsmaßnahmen sowie die Prüfung und gegebenenfalls Abhilfe bei Beschwerden gegen Dienstleistende und Dienststellen (vgl. Abschnitt A 5).

Das Referat II 1 befasst sich mit den "Grundsätzlichen Angelegenheiten des Zivildienstes" und daneben auch mit den Abordnungen zum Einführungsdienst an den staatlichen Zivildienstschulen.

Das Referat II 2 ist zuständig für die Prozesse aus Zivildienst- und Wehrdienstverhältnissen, Strafverfahren nach dem Zivildienstgesetz und für Disziplinargerichtsverfahren, die nach dem Erlass einer Disziplinarverfügung und nach Anrufung des Bundesdisziplinargerichts durch den Dienstleistenden anhängig werden.

Es wertet zudem die erstrittenen Entscheidungen aus.

1.3 Abteilung III (Anerkennung von Kriegsdienstverweigerern) Seit Inkrafttreten des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes (KDVG) am 1.1.1984 gibt es im Bundesamt die Abteilung III.

Sie ist für die Durchführung dieses Gesetzes zuständig, soweit es sich um die Entscheidung über die Erstanträge auf Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer aus Gewissensgründen (Art. 4 Abs. 3 Satz 1 des Grundgesetzes) von ungedienten Wehrpflichtigen handelt, die weder einberufen noch schriftlich benachrichtigt sind, daß sie als Ersatz für Ausfälle kurzfristig einberufen werden können. Das sind etwa 90% aller Anträge von Kriegsdienstverweigerern.

Die Abteilung III besteht aus insgesamt fünf Referaten: Referat III 1 - zentrale Angelegenheiten der Anerkennung von Kriegsdienstverweigerern (grundsätzliche Fragen und Prozesse) Die Referate III 2 - III 5 bearbeiten je nach Geburtsdatum des Antragstellers die Anträge auf Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer.

1.4 Die Abteilung Z (Zentralverwaltung) ist zum einem mitverantwortlich dafür, daß die Fachabteilungen des Bundesamtes ihre Aufgaben erfüllen können.

Das geht nicht ohne Personal (Referat Z 1) und nicht ohne Planung und Organisation (Referat Z 2). Hinter der Bezeichnung "Innerer Dienst" (Referat Z 3) verbergen sich u.a. die Poststelle und die Zentralregistratur. Das Referat Z 4 (Datenverarbeitung) unterstützt die Fachabteilungen in datentechnischer Hinsicht, z.B. im Rahmen des Kriegsdienstverweigerungsverfahrens, der Einplanung von Dienstpflichtigen und bei den Abrechnungsverfahren. Das Referat Z 5 ist für den Haushalt zuständig.

1.5 Das Referat ZL/ÖFF befasst sich mit Zentralen Leitungsaufgaben und der Öffentlichkeitsarbeit; diesem Referat ist auch das Arbeitsgebiet "Datenschutz" zugeordnet.

2 Dienstposten, Personenkennziffer 2.1 Als weiterer Teil des Geschäftszeichens folgt hinter der Abteilungsbezeichnung und der Bezeichnung des Referates (z.B. II 4) die Dienstpostenbezeichnung, die die Person des Bearbeiters erkennen läßt (z.B. II 4.445).

2.2 Die Personenkennziffer (in der Regel letzter Teil des Geschäftszeichens) wird den Dienstpflichtigen bei der Erfassung/Musterung vergeben. Sie setzt sich zusammen aus dem Geburtsdatum (Stellen 1 bis 6), dem Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens, einer Kennziffer für das zuständige Kreiswehrersatzamt sowie einer Prüfziffer. Jeder Schriftwechsel, der sich auf einen Dienstpflichtigen bezieht, muss mit der Personenkennziffer versehen werden. Sie ist für diese Fälle das einzige Zuordnungskriterium. Schriftwechsel ohne die Personenkennziffer wird in der Regel an den Absender mit der Bitte um Ergänzung zurückgesandt.

3 Telefon, Fax Die zentrale Rufnummer des Bundesamtes lautet ( - 0221 - 3673-0. Die über diese zentrale Rufnummer eingehenden Gespräche werden von der Vermittlungsstelle (Telefonzentrale) entgegengenommen und an die zuständige Stelle weitergeleitet. Da die Beschäftigten in der Telefonzentrale nur eine begrenzte Anzahl an Gesprächen gleichzeitig vermitteln können, kann es zu Engpässen kommen. Solange aber das Freizeichen ertönt, befindet sich der Anrufer in der Warteschleife, die von der Telefonzentrale abgearbeitet wird.

Zur Vermeidung von Wartezeiten in der Telefonzentrale sollte daher möglichst von der direkten Durchwahlmöglichkeit Gebrauch gemacht werden. Wichtige Durchwahlnummern werden z. B. regelmäßig in der Zeitschrift "ZIVILDIENST" und im Internet (http://www.zivildienst.de) veröffentlicht.

In der Telekommunikationszentrale sind "rund um die Uhr" drei Faxgeräte mit den ( - 661,- 662 und - 833 in Betrieb. Dadurch ist es möglich, das Bundesamt auch zu kostengünstigen Tarifzeiten anzufaxen.

Es geht schneller, wenn die Faxgeräte in den einzelnen Referaten direkt angewählt werden: Referat Z 1: ( - 682 Referat I 1: ( - 860 Referat I 5: ( - 859 Referat I 6: ( - 889 Referat II 2: ( - 886 Referat II 3: ( - 818 Referat II 4 ( - 834 Referat II 5: ( - 825 Referat II 6 ( - 847 Abteilung I: ( - 570 Abteilung II: ( - 595 Abteilung III: ( - 180 Referate I 2 und I 4 Teilbereiche A und B siehe Abt. I.

Bitte beachten Sie die Zuständigkeiten! 4 Vordruckwesen 4.1 Verzeichnis der Vordrucke Im Bundesamt werden vielfach Vordrucke verwendet (Verzeichnis siehe Seiten IX und X vor Abschnitt A 1).

4.2 Anforderung von Vordrucken Die auf den Seiten IX und X vor Abschnitt A 1 mit * gekennzeichneten Vordrucke können beim Bundesamt -Referat Z 3- angefordert werden.

Dazu sind folgende Angaben erforderlich: Angabe der Straßenbezeichnung (Adressaufkleber lose beifügen, nicht aufkleben) sowie die Postleitzahl und die Ortsangabe, genaue Bezeichnung der Vordrucke, genaue Mengenangabe.

Bitte benutzen Sie den Bestellschein nach Anlage 2! 4.3 Eingangsstempel der Vordrucke Insbesondere in massenhaft erstellten Vordrucken wie Dienstantrittsanzeige Anordnung zur Wahrnehmung der Einstellungsuntersuchung wird vielfach das Feld mit der Personenkennziffer (s. Nr. 2.2) durch Eingangsstempel der Dienst- oder Verwaltungsstellen überstempelt, so daß beim Rücklauf im Bundesamt die Personenkennziffer nicht mehr lesbar ist.

Die Eingangsstempel sind daher auf geeigneteren Stellen des Vordrucks anzubringen.

5 Schriftverkehr 5.1 Dienstweg Die Dienstleistenden müssen Schriftverkehr mit dem Bundesamt grundsätzlich über ihre Dienststelle und die zuständige Verwaltungsstelle/Zivildienstgruppe senden.

Beim Schriftverkehr mit dem Bundesamt ist neben dem Geschäftszeichen auch darauf zu achten, daß mehrere Geschäftsbereiche auch jeweils mit mehreren Schreiben angeschrieben werden sollten. Sind verschiedene Zuständigkeitsbereiche betroffen, führt die Verknüpfung in nur einem Schreiben zu unnötigen Verzögerungen.

5.2 Zustellung von Bescheiden Soweit das Bundesamt die Dienststelle mit der Zustellung eines Schriftstückes gegen Empfangsbekenntnis beauftragt, sind nachfolgende Aspekte zu beachten: 5.2.1 Beauftragte der Dienststelle, die Vertretung oder andere ermächtigte Beschäftigte der Dienststelle händigt dem Dienstleistenden das zuzustellende Schriftstück aus.

5.2.2 Das Empfangsbekenntnis Muster (Anlage 1) ist vollständig auszufüllen und vom Dienstleistenden zu unterschreiben; das Datum der Zustellung ist durch den zustellenden Bediensteten auf dem auszuhändigenden Schriftstück zu vermerken.

5.2.3 Verweigert der Dienstleistende die Annahme, ist er darauf hinzuweisen, dass er lediglich die Entgegennahme bescheinigt und eine Anerkennung des Inhalts oder ein Rechtsmittelverzicht damit nicht verbunden ist. Lehnt er die Entgegennahme weiterhin ab, ist das Schriftstück am Ort der Zustellung zurückzulassen (in der Regel also im Büro der Beschäftigungsstelle zu hinterlegen). Auf dem Empfangsbekenntnis ist zu vermerken, dass der Dienstleistende die Annahme verweigert hat und zu welcher Zeit und an welchem Ort das Schriftstück zurückgelassen worden ist. Die Zustellung gilt damit als erfolgt.

5.2.4 Nimmt der Dienstleistende das auszuhändigende Schriftstück in Empfang, lehnt er aber die Unterschrift auf dem Empfangsbekenntnis ab, hat der zustellende Bedienstete ebenfalls das Zustellungsdatum auf dem auszuhändigenden Schriftstück zu vermerken und auf dem Empfangsbekenntnis die Verweigerung der Unterschrift sowie die Tatsache der Zustellung mit Zustellungsdatum zu vermerken.

5.2.5 Je nach Vorgabe des Bundesamtes auf dem Empfangsbekenntnis ist dieses umgehend an das Bundesamt zurückzusenden oder zur Personalhilfsakte des Dienstleistenden bei der Dienststelle zu nehmen.

5.2.6 Ist der Dienstleistende in der Dienststelle nicht erreichbar, ist dafür Sorge zu tragen, dass das Schriftstück unverzüglich durch Übergabe-Einschreiben mit Rückschein wirksam zugestellt wird; bei auftretenden Zustellungsschwierigkeiten ist das Bundesamt unverzüglich zu informieren, u.U. telefonisch vorab.